Wenn du 1:1 mit Kund:innen arbeitest und/oder Kennenlerngespräche anbietest, lässt es sich kaum vermeiden, dass irgendwann die Frage fällt „Wann hast du denn Zeit?“.

Vermutlich nennst du dann ein paar Termine, die bei dir gehen würden. Wenn du Glück hast, ist für dein Gegenüber direkt ein passender Termin dabei. Wenn nicht, erhältst du Gegenvorschläge. Dieser Prozess kann sich gerne mal über ein paar E-Mails hinziehen und – je nachdem wie schnell ihr beide antwortet – auch mal Tage dauern.

Aber vermutlich ist es dir auch schon passiert, dass du genau dieses E-Mail-Ping-Pong mit jemandem starten wolltest und die Person dir einfach nur einen Buchungslink zurückgeschickt hat: „Hier ist mein Kalender, buch dir einfach einen Termin, wann es dir passt.“

Diese automatisierte Terminbuchung ist auf der einen Seite sehr praktisch, wirkt aber natürlich auch gleich sehr professionell. Aber wie genau geht das und ist das für dich auch möglich und sinnvoll? Das schauen wir uns jetzt an.

Automatisierte Terminbuchung – Was ist damit gemeint?

Wie der Name schon sagt, geht es darum, dass Menschen Termine bei dir buchen können – ohne dass du in den Prozess involviert bist.

Alles beginnt damit, dass jemand den Link zu deinem Kalender bekommt (entweder direkt auf der Website, per Nachricht/Mail etc.). Dort kann die Person sehen, wann du verfügbar bist und sich einen Termin buchen, der für sie ebenfalls gut passt.

Im Anschluss bekommt die Person eine Bestätigungsnachricht – oft schon mit der Möglichkeit, den Termin per Klick in den eigenen Kalender zu übernehmen. Du bekommst ebenfalls eine Benachrichtigung, dass der Termin gebucht wurde (und der Termin wird automatisch in deinen Kalender eingetragen).

Wenn du den ganzen Prozess noch weiter optimieren möchtest, gibt es auch die Möglichkeit, vor oder nach dem Termin jeweils noch automatisierte Mails zu versenden (z. B. Reminder oder Follow-Up-E-Mails).

Warum macht es Sinn, die Terminbuchung zu automatisieren?

Tatsächlich klingt dieser ganze Prozess vielleicht erstmal sehr hochtrabend für dich (so ging es zumindest mir am Anfang). Ist das wirklich notwendig?

Ganz ehrlich, so ganz richtig überlebensnotwendig? Definitiv nicht.

Nichtsdestotrotz ist das inzwischen einer der Prozesse in meinem Business, auf den ich um keinen Preis mehr verzichten möchte.

Statt mehrere E-Mails hin- und herzuschicken, verschicke ich jetzt einfach den Link und das Nächste, was ich tun muss, ist, pünktlich zum Termin erscheinen (was nicht besonders schwer ist, da der ja in meinem Kalender vermerkt ist).

Plus: Dadurch, dass am Tag vorher automatisch nochmal eine Erinnerung rausgeht, passiert es selten bis nie, dass Kund:innen zum Termin nicht kommen.

Ein weiterer Pluspunkt speziell für mich ist, dass ich mir auch über so Dinge wie Zeitverschiebung etc. keine Gedanken machen muss, denn auch das wird automatisch für mich bzw. meine Kund:innen „umgerechnet“.

Welche Tools braucht es dazu?

Es gibt diverse Terminbuchungstools, die du nutzen kannst, allen voran ist im deutschsprachigen Online-Business-Raum wohl hauptsächlich Calendly bekannt.

Das ist aber lang nicht die einzige Option: Prüfe am besten erstmal, ob vielleicht eines der Tools, die du sowieso (für andere Dinge) nutzt, eine entsprechende Funktionalität bereitstellt. Besonders groß sind die Chancen bei Kalender- (z. B. Google, Microsoft), Meeting- (z.B. Zoom), Newsletter-Tools  (z. B. Brevo) oder Verkaufsplattformen (z. B. Digistore).

Diese Tools, die nicht primär für die Terminbuchung gedacht sind, haben oft den Nachteil, dass sie nicht ganz so viele Möglichkeiten bieten und flexibel sind wie Calendly und Co.

Auf der anderen Seite wird an Calendy gerne kritisiert, dass es sich dabei um ein amerikanisches Tool handelt, was datenschutzrechtlich ja bekanntermaßen immer ein bisschen schwierig ist. Zum Glück gibt es inzwischen auch einige europäische Alternativen.

Ich persönlich nutze inzwischen schon seit mehreren Jahren TuCalendi (mit Sitz in Spanien) als mein Terminbuchungstool und bin damit sehr zufrieden. Daher werde ich dir im Folgenden am Beispiel von TuCalendi zeigen, wie du ein Buchungstool einrichten kannst bzw. wie das grundsätzlich funktioniert.

Full Disclaimer: Natürlich habe ich aber auch schon mit anderen Buchungstools (ja, auch Calendly) gearbeitet. Ja, die sehen zum Teil etwas anders aus, aber die Funktionalität ist bei allen relativ ähnlich. Die Chancen stehen also gut, dass dir diese Anleitung weiterhilft, auch wenn du ein anderes Tool verwendest.

Step by Step: So erstellst du eine Buchungsseite in TuCalendi

Sofern du noch keines hast, musst du dir zunächst ein Konto bei TuCalendi* (oder einem Tool deiner Wahl anlegen). Zu Beginn bekommst du für 7 Tage alle Funktionen de Pro-Plans freigeschalten, bevor dein Account auf den Basis-Plan zurückgestuft wird (mehr zum Unterschied zwischen den Plänen findest du unten im FAQ).

1. Die Basiseinstellungen

Bevor du anfängst, dich um den eigentlichen Kalender zu kümmern, solltest du erstmal die Basiseinstellungen prüfen. Dorthin kommst du über den Punkt „Einstellungen“ rechts oben. Klick dich hier am besten einmal durch alle Reiter. Achte besonders darauf, dass Sprache und Zeitzone richtig ausgewählt sind (beim Punkt Profileinstellungen) und deine aktuelle Domain (beim Punkt Kontoeinstellungen) Sinn ergibt.

Achtung: Wenn du die Domain änderst, nachdem du bereits irgendwo Links zu deinem Buchungskalender geteilt hast, funktionieren diese nicht mehr. Schau also am besten, dass du die Domain bereits zu Beginn so wählst, dass du sie später nicht mehr ändern willst/musst.

2. Hinterlege deinen Kalender und ggf. ein Meeting-Tool

Im nächsten Schritt verknüpfen wir TuCalendi mit den Tools, die du für deine Meetings nutzen möchtest. Klicke dazu links unten auf den Punkt „Konfigurationscenter“ und dann auf „Integrationen“. Hier werden jetzt verschiedene Kalender-, Meetings- und andere Tools aufgelistet, die du verknüpfen kannst. Wähle die aus, die du brauchst, und verknüpfe sie mit deinen jeweiligen Konten.

Wichtig: Im kostenlosen Plan ist hier „nur“ der Google Kalender enthalten (das reicht in vielen Fällen aber auch schon aus). Du kannst natürlich trotzdem erstmal alles verknüpfen und den Testzeitraum voll ausnutzen (bzw. wenn du schon entschieden bist, kannst du auch gleich die Premium-Version buchen).

3. Verknüpfe dein E-Mail-Konto

Dieser Punkt ist ganz streng genommen nicht zwingend notwendig. Wenn du möchtest, dass Terminbestätigungen, -reminder etc. von deiner eigenen E-Mail-Adresse (statt von einer TuCalendi-Adresse) gesendet werden, solltest du diese jetzt hinterlegen.

Dafür klickst du (noch immer im Konfigurationscenter) auf den Punkt E-Mailkonten. Und dann auf „Hinzufügen“. Hier kannst du entweder den SMTP-Server plus Anmeldedaten verlinken (so wie du es z. B. auch bei Apple Mail, Outlook etc. sonst machst) oder wenn deine geschäftlichen E-Mails über Google/Microsoft laufen, kannst du die direkt verknüpfen.

3. Erstelle deine E-Mail-Vorlagen

Bevor wir deine eigentlichen Termine anlegen, legen wir kurz noch die E-Mails an, die TuCalendi versenden soll. Klicke dazu auf den Punkt „E-Mail/SMS-Vorlagen“. Hier findest du verschiedene Anwendungsfälle, wann E-Mails verschickt werden und kannst neue Vorlagen erstellen.

Du kannst in deinen E-Mails verschiedene Variablen nutzen, die dann entsprechend befüllt werden (z. B. Datum und Zeitpunkt des gebuchten Termins, Vorname des Buchenden etc.). Um diese Variablen zu sehen, kannst du eine geöffnete geschweifte Klammer (das hier: {) eingeben und das Tool schlägt dir dann automatisch alle möglichen Parameter vor.

Du hast hier die Möglichkeit, den Meeting-Link als Parameter zu hinterlegen. Das funktioniert nur, wenn du auch ein entsprechendes Meeting-Tool angebunden hast (und dafür brauchst du wie gesagt die Pro-Version von TuCalendi). Alternativ kannst du aber natürlich hier auch einfach einen „allgemeinen“ Meeting-Link einfügen (z. B. zu deinem persönlichen Zoom-Raum), den dann einfach alle zugeschickt bekommen, die einen Termin bei dir buchen.

5. Lege einen Kalender/Hub an

Jetzt geht es ans Eingemachte: Wir legen deine Termine an. Dazu wechselst du links in der Seitenleiste vom Konfigurationscenter zurück ins Dashboard und klickst dann auf „Terminarten“.

Hier brauchst du zuerst ein sogenanntes „Hub“, das dient als eine Art Sammelstelle für all deine Terminarten. Möchtest du Termine für mehrere Personen/Unternehmen etc. anlegen, kannst du hier (in der Pro-Version) auch mehrere Hubs erstellen, um den Überblick zu wahren.

Name und Kalenderbeschreibung kannst du frei wählen. Beim Link gilt das, was auch schon bei der Domain wichtig war: Sobald du die Buchungslinks geteilt hast, funktionieren diese nicht mehr, wenn du den Link änderst. Wähle den also am besten so, dass du ihn nicht ändern musst (z. B. termine).

6. Lege eine Terminart an

In dem Hub, den wir gerade angelegt haben, kannst du jetzt neue Terminarten hinzufügen. Zuerst wählst du den Typ des Events aus (Einzel- oder Gruppenmeeting). Dann kannst du einstellen ob dein Termin zu flexiblen (das ist die „normale“ Terminbuchung) oder festen Zeiten (z. B. für Workshops o. ä.) stattfinden soll.

Anschließend kommst du zu den Einstellungen deines Termins. Du kannst hier Namen, Link, eine Beschreibung, die Location und eine Farbe vergeben. Soll dein Termin online stattfinden, trag bei Location einfach das Tool deiner Wahl ein (z. B. „Zoom“ oder „telefonisch“). Beim Link gilt immer noch die Bedingung, dass du das nachträglich nicht ohne weiteres ändern kannst (diesmal aber zum letzten Mal, versprochen).

Hast du das alles hinterlegt, kannst du jetzt einstellen, wann deine Termine buchbar sein sollen, wie lange diese dauern, wie viele Termine pro Tag buchbar sein sollen und einiges mehr. Hier reicht es zunächst, wenn du eine grundsätzliche Verfügbarkeit einträgst (z. B. immer dienstags und freitags von 9 bis 17 Uhr).

Später kannst du beim Punkt „Synchronisierung“ einstellen, welche deiner Kalender auf mögliche Konflikte überprüft werden sollen. Zeiten, wo du schon andere Termine eingetragen hast, sind dann nicht buchbar (was auch bedeutet, dass du spätestens jetzt anfangen solltest, deinen Kalender richtig zu pflegen). Hier kannst du auch festlegen, in welchen Kalender über TuCalendi gebuchte Termine eingetragen werden sollen (und ja, das können verschiedene sein).

Beim Punkt „Integrationen“ hast du die Möglichkeit, Meeting-Tools wie Zoom zu hinterlegen (verknüpft haben wir die ja schon). Wenn du das tust, wird automatisch für jeden gebuchten Termin ein Meeting (mit individuellem Link) im entsprechenden Tool angelegt.

Klick dich hier gerne auch durch die anderen Punkte und passe alles an, so dass es für dich passt. Beim Punkt „Flows“ musst du erstmal noch nichts machen, dazu kommen wir gleich. Wenn du alles richtig eingestellt hast, vergiss nicht, auf „Speichern“ zu klicken.

7. Passe deine Workflows an

Wenn du auf den Punkt „Flows“ klickst, gibt es da jetzt einen kleinen Link „Klick hier, um einen neuen Workflow zu erstellen“. Genau darauf klickst du jetzt (alternativ kommst du da auch hin im Konfigurationscenter beim Punkt Workflows). Den Namen deines Workflows kannst du frei wählen.

Hier kannst du jetzt sogenannte Auslöser hinzufügen. Was ich dir auf jeden Fall empfehlen würde, ist ein Auslöser „Eine Buchung erfolgreich abgeschlossen wurde“. Als Aktion kannst du jetzt auswählen, dass eine Bestätigungs-E-Mail verschickt wird (alternativ eine SMS oder eine Webhook-Benachrichtigung an ein Tool deiner Wahl).

Die Vorlagen für diese E-Mail(s) haben wir in Schritt 4 bereits angelegt, die kannst du hier jetzt einfach auswählen.

8. Teste

Das war es im Grunde schon. Damit hast du deine Terminbuchung automatisiert. Den Buchungslink findest du ab jetzt immer beim Punkt „Terminarten“, dann in deinem Hub und dann bei der Terminart, die du gerade angelegt hast.

Bevor du diesen Link teilst, solltest du unbedingt mindestens einmal selbst probeweise einen Termin bei dir selbst buchen. Prüfe dabei, ob alles funktioniert, wie gedacht. Sehen alle Seiten gut aus? Landet der Termin in deinem Kalender (als buchende und als veranstaltende Person)? Kannst du nur Termine zu Zeiten buchen, zu denen du auch tatsächlich verfügbar bist? Bekommst du eine Bestätigung (als buchende und als veranstaltende Person)? Funktionieren die Links darin? Wenn du ein Meeting-Tool verknüpft hast: Wurde dort ein neues Meeting angelegt?

Wenn das alles passt, darfst du dir einmal selbst auf die Schulter klopfen: Super gemacht. Jetzt kannst du wenn du magst noch weitere Terminarten hinzufügen.

Fazit: Nicht ganz selbsterklärend, aber das ist es wert

Zugegeben, die Einrichtung von TuCalendi und/oder ähnlichen Tools nimmt ein bisschen Zeit in Anspruch und ist auch nicht so intuitiv, wie man sich das vielleicht erhoffen würde. Ist das Tool aber einmal eingerichtet und alles funktioniert, wie es soll, sparst du dir damit in Zukunft jede Menge Zeit und Nerven.

Ab jetzt gibt es kein ewiges E-Mail-Ping-Pong mehr und jede:r kann sich bei dir so Termine buchen, wie es für die Person am besten passt. Du musst nur daran denken, deinen eigenen Kalender gut zu pflegen, so dass Termine auch wirklich nur dann buchbar sind, wenn du auch Zeit hast.

FAQ