Zuletzt aktualisiert am 1.9.2020

Wie du ja hoffentlich weißt, bin ich inzwischen virtuelle Assistenz. Mein Ziel ist es, Online-Unternehmer in ihrem Business zu unterstützen und ihnen das Leben leichter zu machen. Du bist kein Online-Unternehmer oder kannst/willst keine VA? Kein Problem. Dann möchte ich dir hier trotzdem in Zukunft ein paar Tipps für effizientes Arbeiten an die Hand geben, die dir das Leben leichter machen. Natürlich wie immer ganz leicht zum selbst losprobieren.

Anfangen möchte ich heute mit euch ein paar meiner absoluten Lieblingstools, die mir sowohl beruflich als auch privat immer wieder das Leben erleichtern. An dieser Stelle vielleicht ein kleiner Disclaimer: Ich bin ein Fan von Funktionalität, nicht vom Namen dahinter. Ob du die entsprechenden Produkte letzten Endes von Microsoft, Apple, Google, Open-Source-Software etc pp verwendest, überlasse ich ganz dir. Trotzdem habe ich jeweils geschrieben, auf welches Produkt genau ich mich beziehe, da ich natürlich nicht von allen Produkten auf dem Markt die jeweiligen Features nenne. Alle diese Tools nutze und empfehle ich wirklich aus Überzeugung und habe keinerlei Kooperation mit Herstellern etc.

Für alles mit Zahlen: Tabellenkalkulation (Excel)

Okay, ich gebe es zu: Ich liebe Tabellen aller Art und ich liebe die Möglichkeiten, die Tabellenkalkulationstools bieten. Ja, ich weiß, so ein leeres Tabellenblatt kann am Anfang etwas bedrohlich wirken, aber damit kann man so! viel! machen!

Ich persönlich benutze Excel ehrlich gesagt für jede Rechnung, die aus mehr als zwei Zahlen besteht. Warum? Ganz einfach, weil man damit viel leichter den Überblick behält, als wenn man zwanzig Zahlen mit dem Handytaschenrechner addiert oder ähnliches. Ich kann jederzeit im Nachhinein eine Zahl ändern, falls ich mich vertippt habe. Oder so viele verschiedene Szenarien durchrechnen wie ich möchte, ohne dass ich jedes Mal wieder alles neu eintippen muss. Ich kann meine Rechnung und das Ergebnis jederzeit speichern, wenn ich das möchte.

Und dann gibt es natürlich noch die Super-Funktionen. Schon mal von Pivottabellen gehört? Ja, auch ich hatte anfangs etwas Respekt und wusste nicht, was ich damit anfangen soll. Aber inzwischen bin ich überzeugt: Es gibt nichts Praktischeres! Für Pivottabellen kannst du dir aus einer großen Ausgangstabelle quasi automatisch mit wenigen Klicks die Auswertung erstellen, die du brauchst. Damit lassen sich zum Beispiel Exports aus irgendwelchen Systemen richtig effizient auswerten. Ich nutze das aber auch ganz einfach für meine persönliche Finanzplanung (quasi als Haushaltsbuch deluxe).

Wie bei fast allen mächtigen Tools dauert es zwar ein Stück, bis man Excel und Co. wirklich produktiv nutzen kann, aber wenn man es einmal verstanden hat, möchte man es nicht mehr missen. Speziell für Excel kann ich bei Fragen die offizielle Support- und Lernseite wirklich empfehlen, aber normalerweise liefert eine kurze Ecosia-Suche „Tool + Problem“ (z.B. „Excel Summe berechnen“, „Google Tabellen Pivottabelle“) alles, was man braucht.

Um den Durchblick zu bewahren: PM-Tools (Trello/Asana)

Schreibst du auch so gerne To-Do-Listen? Am besten fünf verschiedene, zwei per Hand, eine am Lapatop und zwei am Handy? Um dann völlig den Überblick zu verlieren und am Ende ausgerechnet die eine Sache zu vergessen, die wirklich wichtig gewesen wäre? Glaub mir, das kenne ich. Effizientes Arbeiten sieht irgendwie anders aus, oder?

Und genau dafür gibt es Projektmanagementtools wie Trello oder Asana. Du kannst alle deine Aufgaben erfassen, einer Kategorie zuweisen, nach Belieben Anhänge hinzufügen, ein Fälligkeitsdatum setzen, Aufgaben als erledigt markieren etc pp. Und das Beste? Du kannst deine Boards anderen Leuten freigeben, einander Aufgaben zuweisen, kommentieren und mehr.

Richtig einfach und gleichzeitig richtig effektiv. Und dann ist das auch noch alles grafisch so schön aufbereitet, dass es richtig Spaß macht, an den Aufgaben zu arbeiten und ToDos abzuhaken. Was will man mehr?

Zum effizienten Mitschreiben: Notizen (OneNote)

Wie ich schon einmal gebeichtet habe, bin ich jemand, der ungefähr alles immer mitschreibt. Und wie geht das am einfachsten? Wenn man immer direkt etwas zur Hand hat, womit man schnell und einfach mitschreiben kann. Ohne viel Schnickschnack, aber trotzdem einigermaßen optisch ansprechend.

Dafür nutze ich entsprechende Notiztools. Dort kann ich ganz schnell einfach kurz was mitschreiben und die entsprechende Seite später dem richtigen Notizbuch hinzufügen. Außerdem kann ich ganz leicht Tabellen, Checklisten, Bilder und mehr einfügen, ohne dafür ewig hin- und herzuklicken. Und alles wird automatisch gespeichert, so dass ich mir keine Gedanken darüber machen muss, dass meine Notizen irgendwann weg sind.

Wenn‘s schön werden soll: Grafikbearbeitungstools (Canva)

Ich habe ein Geständnis zu machen: Ich kann zwar relativ kreativ werden, wenn es um’s Schreiben geht, aber bei allem anderen bin ich (außer in wenigen Ausnahmemomenten) unglaublich unkreativ. Dementsprechend ist die Erstellung von ansprechenden Grafiken etc. für mich die Aufgabe, die ich am wenigsten mag.

Warum ich dann trotzdem auf Instagram so oft Grafiken teile? Nun ja, erstmal bin ich wirklich fotoscheu und irgendwann gehen selbst mir die Urlaubsbilder zum posten aus. Und außerdem gibt es Tools wie Canva. Canva bietet zur Grafikbearbeitung ungefähr alle Möglichkeiten, die ein Design-Laie wie ich braucht, um in wenigen Minuten schöne Designs zu erstellen. Ich kann eigene Bilder hochladen und in alle möglichen Rahmen packen, passende Hintergründe und Elemente suchen und hinzufügen, alle Farben nach Belieben konfigurieren und noch viel mehr.

Und dann gibt es noch kreative Menschen wie Kathy Ursinus (die ihr ja hoffentlich schon aus der letzten Losprobiert-Geschichte kennt), die fertige Canva-Vorlagen verkaufen. Mit so viel kreativem Input und Ideen muss selbst ich zugeben, dass das Erstellen von schönen Grafiken manchmal sogar Spaß machen kann. Effizient und einfach, so soll das sein.

Der Informatiker-Hack: Alleskönner für die Textformatierung (Notepad ++)

Eigentlich ist Notepad++ ja für Code (ihr wisst schon, das ist das, was Programmierer schreiben) gedacht. Aber es eignet es sich auch einfach hervorragend, um große Mengen von Text zu (un-)formatieren. Und gerade für Leute wie mich, die nur ab und zu mal mit ein bisschen HTML/CSS oder maximal Javascript arbeiten, ist Notepad++ vermutlich die effizienteste Lösung. Da man unter Sprache einstellen kann, um was für Code es sich handelt, bekommt man damit selbst den verworrensten Quellcode noch übersichtlich (und bunt!) formatiert.

Für die reine Textbearbeitung nutze ich Notepad++ vor allem für zwei Dinge: Das Anzeigen von Sonderzeichen inkl. Leerzeichen, Tabulatoren und Zeilenumbrüchen in jedem Format (denn leider ist Zeilenumbruch nicht gleich Zeilenumbruch) via Ansicht à Symbole anzeigen à Alle Zeichen anzeigen.

Und außerdem kenne ich kaum ein anderes Tool mit einer so umfassenden Suchen und Ersetzen-Funktion. Auch hier wieder inklusive Sonderzeichen und sogar regulärer Ausdrücke (ist einfacher als es klingt und super praktisch). Damit kann man zum Beispiel richtig schnell sämtliche Zeilenumbrüche aus einem Text entfernen (z.B. wenn man den Text vorher aus einem pdf-Dokument kopiert hat).

Wie, diese Funktionen hast du noch nie vermisst? Na gut, dann eben nicht. Ich gebe es ja zu, ich bin ein Nerd und manchmal kommt eben doch diese Seite an mir durch. Und falls du doch mal über irgendein Formatierungsproblem stolpern solltest oder Notepad++ ausprobieren möchtest, dann gib mir auf jeden Fall Bescheid.

Fazit: Effizientes Arbeiten steht und fällt mit den richtigen Tools

Wie gesagt, als VA habe ich es mir zur Aufgabe gemacht, meine Kunden durch möglichst effiziente Arbeit zu unterstützen. Das würde ich so aber niemals schaffen, wenn es im Hintergrund nicht meine Lieblingstools gäbe, die mir einen Großteil der Arbeit abnehmen.

Ich bin immer wieder überrascht, wie viele Menschen (und Firmen) ohne solche Tools arbeiten und ich hoffe, du gehörst (nicht länger) dazu. Und keine Angst, fast alle dieser Tools sind kostenlos nutzbar oder es gibt kostenlose Alternativen. Ich verspreche dir, die Einarbeitung ist meistens viel einfacher als gedacht und bei Fragen hilft oft schon eine kurze Ecosia-Suche. Und wenn du einmal die wichtigsten Funktionen er Tools kennst, dann willst du nie wieder zurück zu Handytaschenrechner und Co.

Nutzt du bereits Tools von dieser Liste? Was ist dein Lieblingstool?