So nutzt du E-Mail-Automationen geschickt für dein Online-Business (inkl. Schritt für Schritt Anleitung)

Wenn du schon länger im Online-Business unterwegs bist (oder dich zumindest schon länger mit dem Thema befasst), hast du sicher auch schon davon gehört, dass quasi kein Weg am E-Mail-Marketing vorbeiführt. Vermutlich wirst du nur sehr wenige Menschen finden, die dir nicht als einen der ersten Schritte im Online-Business empfehlen, Leads (das ist ein fancy Wort für „E-Mail-Adressen) für deine Newsletter-Liste zu sammeln.

Das ist auch absolut richtig, allerdings bringt dir eine Newsletter-Liste allein noch nicht besonders viel. Auch wenn da draußen im Netz viele verschiedenen Meinungen und Zahlen kursieren, mit deren Hilfe du dir (angeblich) genau ausrechnen kannst, wie viele Kontakte du brauchst, um auf deinen Wunschumsatz zu kommen, ist es am Ende leider doch nicht so einfach.

Worauf es beim E-Mail-Marketing wirklich ankommt

Um dir wirklich eine E-Mail Community aufzubauen, reicht es natürlich nicht, die Kontakte einfach nur zu sammeln. Vielleicht hast du schon von warmen und kalten Kontakten im Marketing gehört. Wenn Kontakte neu auf deine Liste kommen (besonders wenn du Werbeanzeigen nutzt), sind sie in der Regel eher kalte Kontakte, d.h. diese Menschen kennen dich und dein Angebot kaum und haben nur sehr wenig Bezug zu dir.

Und da wir alle unser Geld tendenziell lieber in Produkte (und Menschen) investieren, die wir kennen, ist es relativ schwer, an kalte Kontakte zu verkaufen. Daher gilt es zunächst, kalte Kontakte entsprechend aufzuwärmen und warme Kontakte auch warmzuhalten.

Das funktioniert am besten, indem du dich einigermaßen regelmäßig bei deinen Kontakten meldest, ihnen von dir und deinem Business erzählst und unter Beweis stellst, dass du tatsächlich auch hältst, was du versprichst.

Wie aber funktioniert das?

Natürlich gibt es da einerseits die Möglichkeit, regelmäßige Newsletter zu versenden, in denen du zum Beispiel wertvolle Tipps, deine neuesten Blogartikel, Podcastfolgen oder auch einfach ein paar Einblicke hinter die Kulissen teilst.

Zusätzlich zu diesen Newslettern gibt es aber noch eine zweite Möglichkeit, wie du deinen Kontakten immer genau das geben kannst, was sie gerade suchen: E-Mail-Automationen. Und genau damit wollen wir uns heute auch näher beschäftigen.

Was ist eine E-Mail-Automation?

Eine E-Mail-Automation gibt dir die Möglichkeit, automatisch E-Mails an deine Kontakte zu versenden. Du kannst dabei vorher festlegen, welche Kontakte unter welchen Bedingungen welche E-Mail von dir wann bekommen sollen.

Wenn du es geschickt anstellst, geben dir E-Mail-Automationen also die Möglichkeit, deine Kontakte genau an der Stelle in der Kund:innenreise abzuholen, an der sie gerade stehen.

Wie funktioniert eine E-Mail-Automation?

Die Grundidee hinter jeder E-Mail-Automation ist, dass es ein sogenanntes Trigger-Event (also einen Auslöser) gibt. Ein Trigger-Event kann dabei zum Beispiel sein, dass sich ein Kontakt für eine Liste anmeldet oder auf einen Link in einer E-Mail klickt.

Sobald dieses Event eintritt, startet deine Automation. Auch hier gibt es wieder verschiedene Möglichkeiten, was dann passieren kann, z.B. wird automatisch eine E-Mail gesendet oder ein Tag hinzugefügt (konkrete Beispiele zeige ich dir gleich noch).

Das Besondere an E-Mail-Automationen gegenüber „normalen“ E-Mails ist dabei, dass jeder Kontakt die Automation zu einem anderen Zeitpunkt durchläuft. Nachdem du deine Automation einmal erstellt hast, läuft diese dann auch ohne dein Zutun einfach weiter und hilft dir dabei, dein E-Mail Marketing auf die nächste Stufe zu heben.

Wie erstelle ich eine einfache E-Mail-Automation (am Beispiel Active Campaign)?

Soweit die Theorie. Aber was bedeutet das jetzt in der Praxis?

Damit du dir das besser vorstellen kannst, zeige ich dir jetzt, wie du eine kleine Willkommensserie in Active Campaign* selbst erstellen kannst. Dabei geht es vor allem darum, dass du das Grundprinzip verstehst, also keine Sorge, wenn du ein anderes Newsletter-Tool nutzt, die Idee bleibt die gleiche.

1. Eine neue Automation anlegen

Automationen findest du in Active Campaign, wenn du links auf das Zahnrad mit dem Pfeil (Automatisierungen) klickst.

Um eine Automation in Active Campaign anzulegen, klicke oben rechts auf „Automation erstellen“. Du kannst hier zwischen verschiedenen Vorlagen auswählen. Viele dieser Vorlagen sind für den Start aber viel zu komplex, daher empfehle ich dir, hier „ohne Vorlage starten“ zu wählen. Klicke anschließend unten auf „Weiter“.

Screenshot: Active Campaign Automation erstellen

2. Einen Auslöser wählen

Wie wir gerade schon geklärt haben, ist dein Auslöser ein essenzieller Bestandteil jeder Automation. Auch hier gibt es wieder verschiedene Optionen, was dein Trigger-Event sein kann, die du nutzen kannst.

Vorsicht: Viele dieser vorgeschlagenen Auslöser klingen zwar gut (z.B. „tätigt einen Kauf“), funktionieren aber nur, wenn du Active Campaign mit weiteren Tools verknüpft oder mindestens Website-Tracking aktiviert hast. Beschränke dich daher für den Start auf die Auslöser, die direkt in Active Campaign funktionieren.

Das sind zum Beispiel:

  • Abonniert eine Liste
  • Abmeldung von einer Liste
  • Formular absenden
  • Klickt einen Link in einer E-Mail an
  • Tag wurde hinzugefügt
  • Tag wurde entfernt
  • Datumsbasiert
  • Eine E-Mail geöffnet/gelesen

 

Das Tracking der geöffneten Mails funktioniert nicht besonders gut.

Je nachdem, welches E-Mail-Programm deine Kontakte verwenden, wird möglicherweise eine ungeöffnete E-Mail als geöffnet erkannt (v.a. bei iOS) oder auch eine geöffnete E-Mail als ungeöffnet (z.B. bei Outlook oder allen Programmen, die automatisch den Download externer Inhalte blockieren).

Wenn möglich, verwende also lieber einen anderen Auslöser.

Für unsere Willkommensserie reicht als Auslöser „Abonniert eine Liste“. Wähle die entsprechende Liste, die weiteren Einstellungen brauchst du nicht verändern. Klicke anschließend auf „Start hinzufügen“.

Tipp: Möchtest du für eine Liste verschiedene Willkommensserien nutzen (z.B. abhängig davon, für welches 0€-Produkt sich jemand eingetragen hat), kannst du z.B. für jedes Produkt ein eigenes Formular anlegen.

3. Deine Automation benennen

Nachdem du einen Auslöser gewählt hast, kannst du deiner Automation noch einen aussagekräftigen Namen geben. Klicke dazu oben links auf das Feld neben „Automatisierungen /“ und trage einen entsprechenden Namen ein. Vergiss nicht, auf „Speichern“ zu klicken.

Screenshot: Active Campaign Automation benennen

4. Die Automation bauen

Jetzt geht es ans Eingemachte und du kannst festlegen, was genau eigentlich passieren wird, wenn jemand sich für deine Liste anmeldet. Auch dafür stehen dir verschiedene Optionen zur Verfügung, von denen du zunächst vermutlich zwei im Besonderen brauchen wirst:

  • Eine E-Mail senden (unter Versandoptionen): Hier kannst du eine E-Mail erstellen, die an der entsprechenden Stelle in der Automation versendet wird.
  • Warten (unter Bedingungen und Arbeitsfluss): Natürlich sollen unsere neuen Kontakte die E-Mails nicht alle auf einmal erhalten. Damit das nicht passiert, kannst du nach jeder E-Mail eine Warte-Aktion einfügen. Die Dauer kannst du frei einstellen, ein relativ üblicher Abstand an dieser Stelle sind ca. 1-2 Tage.
  • Tag hinzufügen: Du kannst hier ein Tag festlegen, das alle Kontakte in deiner Automation bekommen sollen.
  • Diese Automation beenden (unter Bedingungen und Arbeitsfluss): Sobald deine Willkommensserie zu Ende ist, kannst du dieses Element nutzen, damit die Kontakte deine Automation auch wieder verlassen.

Diese Aktionen reichen für die Grundzüge unserer Willkommensserie zunächst aus. Letzten Endes wechseln sich also immer ein E-Mail-Element und ein Warte-Element ab. Zum Schluss wird die Automation dann (für den jeweiligen Kontakt) beendet.

Screenshot: Willkommensserie E-Mail-Automation Beispiel

5. Bonus: Die E-Mail-Automation segmentieren

E-Mail-Automationen sind für uns vor allem deshalb so spannend, weil wir unsere Kontakte damit sehr zielgerichtet ansprechen können. Wenn du zum Beispiel verschiedene 0€-Produkte anbietest, sollen deine Kontakte natürlich auch das Produkt zugeschickt bekommen, für das sie sich eingetragen haben.

Deshalb können wir mit der Funktion If/Else (unter Bedingungen und Arbeitsfluss) unsere Automation teilen. Sobald du auf den entsprechenden Button geklickt hast, öffnet sich ein Fenster, in dem du die Bedingung festlegen kannst. Wenn du für deine Produkte verschiedene Formulare angelegt hast, kannst du das als Ansatz nehmen, um deine Kontakte zu segmentieren.

Wenn du in das Feld klickst, in dem steht „eine Bedingung auswählen“, öffnet sich ein Drop-Down-Menü und du kannst die entsprechende Bedingung suchen. In unserem Fall brauchen wir dazu „Aktionen“ und dann „Sendete Formular ab“. Noch einfacher geht es, indem du direkt in das Feld oben einfach „Formular“ (oder jede beliebige andere Bedingung, die du brauchst) eintippst. Active Campaign schlägt dir dann automatisch die passenden Optionen vor.

Nachdem du also als Bedingung „Sendete Formular ab“ gewählt hast, kannst du jetzt im rechten Feld eines deiner Formulare bestimmen. Klicke jetzt auf „Hinzufügen“. Deine Automation ist jetzt in zwei Wege geteilt. Unterhalb von „Ja“ geht es weiter für die Kontakte, die das entsprechende Formular ausgefüllt haben. Unterhalb von „Nein“ für alle anderen Kontakte.

Die Filtermöglichkeiten, die Active Campaign dir hier bietet, sind wahnsinnig umfangreich. Du kannst z.B. auch nach Tags, Listen, Erstellungsdatum oder danach filtern, ob ein Kontakt auf einen bestimmten Link geklickt hat.
Indem du auf „Weitere Bedingung hinzufügen“ klickst, kannst du auch verschiedene Bedingungen miteinander kombinieren. Wenn du in Zukunft auch komplexere Automationen erstellen willst, lohnt es sich, wenn du dich hier einmal durch die verschiedenen Optionen klickst und schaust, was alles machbar ist.

Mit den oben bereits beschriebenen Aktionen kannst du jetzt unterhalb der Abzweigung ganz normal weitermachen. Wenn du z.B. „Tag hinzufügen“ wählst, bekommen nur die Kontakte das entsprechende Tag, die auch im entsprechenden Zweig deiner Automation sind.

Tipp: Möchtest du die Zweige irgendwann wieder zusammenführen (weil z.B. spätere E-Mails in deiner Serie für alle Kontakte interessant sind), kannst du dazu die Aktion „Gehe zu“ (ebenfalls unter Bedingungen und Arbeitsfluss) verwenden. Unterhalb dieser Aktion siehst du dann einen grünen Punkt, den du ganz einfach an die gewünschte Stelle ziehen kannst, an der es weitergehen soll.

Screenshot: E-Mail-Automation Willkommen mit Segmentierung Beispiel
Exkurs: Weitere Aktionen, die du vielleicht brauchen könntest:

Natürlich gibt es noch viele weitere Aktionen in Active Campaign, die du für deine Automationen verwenden kannst. Einige, die ich häufig verwende, sind zum Beispiel:

Bedingungen und Arbeitsfluss:

  • Ziel: Wenn du ein Ziel zu deiner Automation hinzufügst, überspringt ein Kontakt alle weiteren Schritte, sobald das Ziel erfüllt ist. Um ein Ziel festzulegen, musst du zuerst einen Namen vergeben (z.B. „Produkt xy gekauft“) und anschließend eine Zielbedingung auswählen. Dazu hast du die gleichen Optionen wie auch beim Segmentieren deiner Automation. Die Arbeit mit Zielen ist vor allem für Sales-Automationen interessant, um zu verhindern, dass Kontakte E-Mails zu Produkten bekommen, die sie bereits gekauft haben.
  • Eine Automation starten: Damit kannst du den jeweiligen Kontakt (unabhängig davon, ob das Trigger-Event eingetreten ist) in eine andere Automation „übergeben“. Kontakte können dabei auch parallel in mehreren Automationen sein. In diesem Fall achte darauf, dass deine Kontakte nicht irgendwann zu viele E-Mails gleichzeitig von dir bekommen.

Kontakte:

  • Abonnieren: Wenn du mit verschiedenen Listen arbeitest, kannst du deine Kontakte damit eine (oder mehrere) weitere Liste(n) abonnieren lassen.

Hinweis: Hier unterscheiden sich die Newsletter-Tools untereinander. In Active Campaign ist es kein Problem, einen Kontakt zu mehreren Listen hinzuzufügen (auch ohne erneuten Double-Opt-In und ohne, dass der Kontakt doppelt gezählt wird). Es gibt aber auch Tools (z.B. Mailchimp), da ist das nicht so einfach möglich.

  • Abbestellen: Damit kannst du für diesen Kontakt eine oder mehrere Liste(n) abbestellen.
  • Einen Kontakt aktualisieren: Hier kannst du die Informationen aktualisieren, die zu deinem Kontakt gespeichert sind. Das ist vor allem dann relevant, wenn du mit benutzerdefinierten Feldern arbeitest.
  • Einen Tag entfernen: Du kannst ein (oder mehrere) Tags festlegen, die aus dem jeweiligen Kontakt entfernt werden sollen.

6. Deine Automation starten

Nachdem du deine Automation fertig gebaut hast, musst du sie noch starten. Das geht ganz einfach, indem du oben rechts auf „aktiv“ klickst.

Screenshot: Active Campaign Automation aktiv schalten

7. Deine Automation testen

Auch wenn du an dieser Stelle eigentlich fertig bist, empfehle ich dir dringend, deine Automation auch zu testen. Am besten löst du das jeweilige Trigger-Event einfach einmal selbst aus. Im Fall unserer Willkommensserie müsstest du also die entsprechende Liste abonnieren bzw. das entsprechende Formular ausfüllen.

Tipp: Nutze dazu am besten eine E-Mail-Adresse, die noch nicht in deinem System registriert ist oder lösche die entsprechende Adresse vor dem Test. Im besten Fall funktioniert alles, wie es soll und du kannst dich entspannt zurücklehnen.

Wenn etwas nicht funktioniert, kannst du die Automation (und alle E-Mails darin) jederzeit auch im Nachhinein noch anpassen.

Wofür kann ich automatisierte E-Mails nutzen?

Die Möglichkeiten, wie du E-Mail-Automationen einsetzen kannst, sind nahezu grenzenlos. Ich möchte dir jetzt noch ein paar Beispiele für Automationen zeigen, die besonders im Online-Business häufig zum Einsatz kommen.

Willkommensserie

Wie der Name schon sagt besteht eine Willkommensserie aus mehreren E-Mails, die ein Kontakt im Verlauf einiger Tage bekommt, sobald er sich für deine Liste anmeldet.

Du kannst diese Mails zum Beispiel dazu nutzen, dich und dein Thema näher vorzustellen, deine besten Blogartikel zu teilen oder einen ersten Überblick über deine Angebote zu geben. So bekommen neue Kontakte direkt einen Einblick, wer du bist und was sie sich von dir erwarten können.

Exkurs: Autoresponder

Viele E-Mail Tools bieten die Möglichkeit eines sogenannten Autoresponders, die eine ähnliche Funktionalität bieten wie eine Willkommensserie. Bei einem Autoresponder kannst du ebenfalls verschiedene E-Mails vorbereiten, die nach der Anmeldung automatisch im gewünschten Abstand versendet werden. Weitere Aktionen (z.B. Tags vergeben, Listen abonnieren, Segmente bilden) sind mit einem Autoresponder allerdings nicht möglich.

Evergreen-Funnel

Für viele Onlinekurs-Ersteller:innen, ist ein Evergreen-Funnel das ultimative Ziel. Die Grundidee dahinter ist es, den Verkauf deines Online-Kurses zu automatisieren, so dass du dir die Durchführung von sogenannten Live-Launches sparen kannst-

Grundlage eines jeden funktionierenden Evergreen-Funnels ist meist eine Kombination aus aufgezeichnetem Webinar und einer daran anknüpfenden E-Mail-Automation mit dem Ziel, aus neuen Kontakte direkt Kund:innen zu machen.

In Verbindung mit Formularen

Formulare (besonders in Active Campaign, aber auch in anderen Tools) müssen nicht ausschließlich zur Anmeldung für deinen Newsletter verwendet werden. Du kannst z.B. auch über ein Formular ganz direkt die Interessen deiner Leser:innen abfragen.

Damit du die gemachten Angaben auch entsprechend speichern kannst, kannst du auch hier wieder eine Automation nutzen, um z.B. entsprechende Tags zu vergeben oder Listen zu abonnieren bzw. abzubestellen.

Kontaktbereinigung

Last but not least helfen dir E-Mail-Automationen auch dabei, regelmäßig inaktive Kontakte auszusortieren. Denn nur weil du viele Kontakte auf deiner Liste hast, bedeutet das leider noch lange nicht, dass diese Kontakte deine E-Mails auch öffnen.

Das ist einerseits ärgerlich, da du ja in der Regel für jeden aktiven Kontakt Geld bezahlst, andererseits wirkt sich das auf die Dauer auch negativ auf die Zustellbarkeit deiner E-Mails aus. E-Mail-Anbieter wie gmx oder t-online achten nämlich unter anderem darauf, wie viele deiner E-Mails von „ihren“ Kund:innen gelesen werden. Ist diese Quote zu gering, landen deine E-Mails mit höherer Wahrscheinlichkeit im Spam-Ordner – selbst bei den Kontakten, die sie eigentlich öffnen und lesen würden.

Fazit: E-Mail-Automationen bringen dein E-Mail-Marketing aufs nächste Level

Nicht umsonst gelten E-Mail-Automationen als eine der größten Revolutionen im Newsletter-Marketing. Was sich vor nicht allzu langer Zeit nur große Konzerne leisten konnten, ist inzwischen dank Tools wie Active Campaign und Co. auch für uns Solo-Selbstständigen und Kleinunternehmer:innen gut umsetzbar.

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Bist du dabei?

Ich hoffe, ich konnte dir in diesem Beitrag nicht nur zeigen, wie du Automationen geschickt einsetzen kannst, sondern auch die Angst vor der Technik ein bisschen nehmen. Fang gerne erstmal klein mit einer Willkommensserie an und du wirst sehen, dass das gar nicht so schwer ist. Anschließend kannst du dann weitere Automationen bauen und dich Schritt für Schritt vorantasten und die verschiedenen Möglichkeiten ausprobieren, die Automationen dir bieten.

Dadurch, dass du die Automationen immer zuerst selbst testen (und im Notfall jederzeit deaktivieren) kannst, ohne dass deine Kontakte davon etwas mitbekommen, ist es auch nicht schlimm, wenn vielleicht beim ersten Versuch noch nicht alles zu 100% funktioniert. Wie gesagt, du kannst alles jederzeit ändern und anpassen.

Also: Go for it!

Und jetzt verrate mir: Hast du schon eigene E-Mail-Automationen gebaut und wenn ja, welche?

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2 Kommentare

  1. Liebe Sarah. Diese ausführliche und sehr einfach verständliche Anleitung hätte ich mir wirklich zu Beginn meines „Newsletter schreiben“ Einstieg gewünscht. Danke dafür 🙏🏻

    Antworten
    • Dankeschön, ich hoffe es hilft dir auch jetzt noch ein bisschen 🙂

      Antworten

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