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Mit guter Planung den Überblick behalten – Probier los!

Posted in Probier los

Pläne sind eine tolle Sache. Gute Planung hilft uns dabei, unsere Ziele zu verwirklichen und uns nicht zu verzetteln. Pläne geben uns das Gefühl, zu wissen, was als Nächstes passiert. In unseren Plänen können wir Schritt für Schritt festhalten, was wir tun müssen, um von A nach B zu kommen.

Vielleicht verdrehst du jetzt schon die Augen und denkst dir: „Langweilig“. Genau so ging es mir noch vor ein paar Jahren auch. Ich dachte, Planung ist etwas für Langweiler und für Leute mit Gedächtnisproblemen. Aber je mehr sich meine gedankliche To-Do-Liste gefüllt hat, desto überforderter wurde ich. Ich war völlig ausgelastet, mir die „alltäglichen“ Dinge zu merken (du weißt schon, Zahnarzttermine, Geburtstage, Einkaufslisten, …) und habe darüber meine langfristigen Ziele völlig aus den Augen verloren.

Also habe ich mir doch irgendwann mein Handy geschnappt und wichtige Termine dort eingespeichert. Immer öfter habe ich mir selbst „To-Do-Listen“ geschrieben und Schritt für Schritt notiert, woran ich denken muss. Wie du möglicherweise schon weißt, habe ich unter anderem im Projektmanagement gearbeitet und da ist gute Planung das A und O. Nach und nach habe ich angefangen, meine auf Arbeit erlernten Planungs-Skills auch in mein Privatleben zu integrieren. Und so wurde aus mir Planungsverweigerin schließlich ein großer Planungs-Fan.

Bei „Probier los“ dreht sich alles darum, dass du kleine Impulse und Ideen bekommst, die du direkt umsetzen kannst. Deshalb habe ich heute für dich meine besten Tipps, wie auch du einfach gute Pläne machen kannst. Egal, was du planen möchtest und ob du Planungs-Anfänger oder schon auf einem guten Weg bist, lass dich hier gerne inspirieren.

Meine Lieblinge für gute Planung: Mein BuJo mit den Monatstasks und mein Kalender
Immer auf meinem Arbeitsplatz zu finden: Mein Bullet Journal + mein Terminkalender

3 Tipps für gute Planung

Ich weiß, Tipps für gute Planung gibt es da draußen wie Sand am Meer. Viele davon sind gut und sinnvoll, aber vor allem für riesige Projekte mit riesigen Budgets. Für mich steht und fällt eine gute Planung vor allem mit drei Dingen:

Brich deine Ziele auf machbare Schritte herunter.

Jeder Plan beginnt mit einem Ziel, dass du erreichen möchtest. Plane immer ausgehend von diesem Ziel und wann du es erreicht haben möchtest. Untergliedere dein großes Ziel in kleinere Etappenziele und dann konzentriere dich auf die erste(!) Etappe. Die brichst du dann wieder in kleine Ziele auf usw. bis du bei ganz konkreten Schritten angekommen bist. Bonus: Je kleiner die Schritte, desto schneller kannst du eine Aufgabe abhaken und das ist der ultimative Motivations-Boost.

Ich weiß das ist heiß diskutiert, aber getreu dem Losprobier-Motte bin ich der Meinung, dass du nicht direkt am Anfang alle Einzelschritte kennen musst. Deshalb plane ich die einzelnen Etappen immer erst, wenn es wirklich relevant wird. Wenn du z.B. einen Urlaub planst, solltest du auf jeden Fall irgendwann deine Sachen packen. Solange du aber noch nicht weißt, wohin du fährst, brauchst du auch keine Packliste zu schreiben. Logisch, oder?

Setze dir Deadlines auch für Etappenziele

Weißt du noch, in der Schule, wann hast du da am meisten gelernt? Richtig, am Tag vor der Prüfung. Genau das ist die Magie von Deadlines. Dummerweise funktioniert das nicht mehr so gut, wenn unser Plan sehr groß ist und die Umsetzung mehrere Wochen, Monate oder vielleicht sogar Jahre dauert. Deshalb ist es wichtig, dass du auch deinen Etappenzielen und gerne auch den einzelnen Umsetzungsschritten verbindliche Deadlines gibst.

Bist du jemand, der dazu immer ein bisschen Anstoß von außen braucht? Dann sorge dafür, dass du den bekommst. Wenn du z.B. planst, ein Buch zu schreiben, dann such dir möglichst bald Testleser, die jeden Monat zwei neue Kapitel von dir erwarten.

Behalte Zusammenhänge und mögliche Engpässe im Blick

Nur, weil du nicht am Anfang schon alle Einzelschritte kennen musst, solltest du dir trotzdem Gedanken darüber machen, wie deine einzelnen Planungsschritte und -etappen zusammenhängen. Was kannst du nur machen, wenn etwas anderes schon erledigt ist? Für welche Schritte brauchst du Ergebnisse aus anderen Schritten? Für welchen Schritt brauchst du etwas, was nur schwer zu bekommen ist?

Markiere dir diese Zusammenhänge und kritischen Stellen im Plan und prüfe regelmäßig den aktuellen Stand. Falls es wirklich zu Problemen kommt, kannst du so frühzeitig reagieren. Wenn du z.B. planst, ein Haus zu bauen und weißt, dass Handwerker nur schwer zu bekommen sind, dann kümmere dich entsprechend früh darum. Wenn du bereits feste Termine vereinbart hast, dann achte auch darauf, dass diese eingehalten werden können bzw. dass du die Termine rechtzeitig verschiebst.

Gute Planung geht bei mir nur dank Handy-Terminkalender
Von Arztterminen bis Urlaub sind bei mir alle Termine notiert (und ja, das war auch schon letztes Jahr so)

Gute Planung für Anfänger

Das klingt ja alles schön und gut, aber du weißt trotzdem nicht, wo du überhaupt anfangen sollst? Keine Angst, wie die meisten Dinge ist auch gute Planung etwas, was du üben kannst. Fang doch erst einmal klein an und überlege dir, wie du deine Pläne am besten festhalten kannst.

Für den Start: Terminkalender

Einfach, aber effektiv und damit perfekt für den Start. Schreib dir zuallererst einmal alle deine Termine auf oder speichere sie in dein Handy. Glücklicherweise sind Terminkalender nicht wählerisch, du kannst dort also alles eintragen, was dir einfällt.

Ich persönlich nutze den Kalender in meinem Handy (mit integrierter Erinnerungsfunktion) für alle Termine mit fixem Datum, inkl. selbst gesetzter Deadlines. Zusätzlich habe ich aber auch noch einen Papierkalender, in dem ich mir jeweils pro Monat, Woche und Tag notiere, was für Aufgaben konkret anstehen. Dieser Kalender ist fester Begleiter bei meiner täglichen Arbeit.

Tipp: Um nicht den Überblick zu verlieren, kannst du Termine in Kategorien einteilen z.B. mit unterschiedlichen Farben hinterlegen. So kannst du auf den ersten Blick Geburtstage, Arzttermine, persönliche Deadlines, Arbeitsmeetings ec. voneinander unterscheiden.

Terminkalender Deluxe: Bullet Journals

Wenn dir normale Terminkalender zu langweilig sind oder du dort nicht für alles einen Platz findest, dann ist es vielleicht Zeit für ein Bullet Journal. Das Schöne daran? Du kannst alles genau nach deinen Vorstellungen gestalten und entwerfen. So bekommt deine Planung genau den Rahmen, den sie braucht. Der Nachteil? Du musst alles genau nach deinen Vorstellungen gestalten und entwerfen. Wenn du nicht gerade super-kreativ bist, dann kann das eine ganz schöne Herausforderung sein.

Tipp: Hole dir Inspiration auf Pinterest und Co. So umgehst du das Problem, selbst kreativ werden zu müssen. Suche dir aus der Bilderflut das heraus, was dir (und deinen künstlerischen Fähigkeiten) am besten entspricht und dann leg los.

Wenn alles andere zu unübersichtlich wird: Planungstools

Vielleicht hast du ja auch schon seit Jahren einen Terminkalender und kommst damit auch ganz gut klar. Aber jetzt gibt es da ein Projekt oder eine Idee, die du damit nicht ganz abbilden kannst. Möglicherweise sind ja auch mehrere Personen beteiligt und du fragst dich, wie du das alles unter einen Hut bekommen sollst.

Genau dafür gibt es Planungstools. Dort kannst du beliebig neue Tasks erstellen und Kategorien zuweisen. Du kannst Anhänge hinzufügen, mit anderen zusammenarbeiten und noch viel mehr. Ich nutze Planungstools zum Beispiel auch für die Zusammenarbeit mit meinen Kunden. Dadurch vermeide ich endlose E-Mail oder Chat-Verläufe, in denen am Ende ja grundsätzlich die eine Nachricht verloren geht, die ich im Nachhinein brauche.

Tipp: Wenn du dein Ziel sowieso in Etappen heruntergebrochen hast, kannst du diese Struktur dann prima in die Planungstools übernehmen. Ebenfalls Sinn machen die Kategorien „In Arbeit“ und „fertig. Dadurch können alle Beteiligten den aktuellen Stand erkennen.

Auf die Pläne, fertig, los!

Ich hoffe, du konntest dir ein paar Ideen und Tipps mitnehmen und stürzt dich jetzt voller Elan in deine nächste Planung. Fang einfach klein an, probier los und schau, wie es läuft. Vergiss nicht, regelmäßig den aktuellen Stand zu prüfen und die erledigten Aufgaben abzuhaken. Das ist es doch schließlich, wofür wir diese ganzen Listen führen, oder?

Und wenn du dann einen tollen Plan hast, dann ruhe dich am besten nicht zu sehr darauf aus. Denn wie du weißt: Die nächste Planänderung kommt bestimmt und dann ist es immer gut, gewappnet zu sein.Ich wünsche dir viel Spaß beim Planen!

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